Alles wat je over Meetwise moet weten

Meetwise is een platform dat opgenomen meetings omzet in transcripten, gestructureerde samenvattingen, besluiten en controleerbare actiepunten. Goedgekeurde informatie kan daarna worden gebruikt in gekoppelde Microsoft- en CRM-processen.

Meetwise Pro is het opnameapparaat op creditcardformaat dat bij het Meetwise-platform hoort. Het is bedoeld voor fysieke meetings en andere situaties waarin een aparte recorder praktischer is dan een meetingbot.

Niet voor iedere werkwijze. Het platform ondersteunt geüploade audio en softwarematige opnameprocessen. De beschikbaarheid van hardware, ingebruikname en de beste opnamemethode voor je organisatie worden tijdens een pilot of implementatie afgesproken.

Meetwise is ontwikkeld voor organisaties waarvan teams betrouwbare meetingverslagen en gecontroleerde opvolging nodig hebben, bijvoorbeeld in advies, financiën, verkoop, consultancy, werving, juridische en zorggerelateerde processen. De geschiktheid hangt af van jullie eisen rond opname, privacy en naleving.

Nee. Meetwise is vooral een platform voor organisaties met rollen, controlemomenten en integraties. Het wordt via een begeleid zakelijk traject aangeboden en niet via een openbare consumentenwebshop.

Neem een meeting op of upload audio, laat Meetwise de meeting transcriberen en verwerken en controleer daarna de samenvatting, besluiten en actiepunten. Pas na die controle gebruiken gebruikers of ingestelde organisatieregels de informatie voor opvolging in gekoppelde systemen.

Ja. Fysieke meetings zijn een belangrijke toepassing. Audio kan worden vastgelegd via een ondersteund Meetwise Pro-proces, de mobiele app of een afgesproken uploadproces, afhankelijk van de pilotconfiguratie.

Meetwise ondersteunt aan de agenda gekoppelde en softwarematige opnameprocessen, maar de beschikbaarheid kan afhangen van de Microsoft-tenant en pilotconfiguratie. Voor de uitrol controleren we de precieze Teams-, Outlook- en opname-inrichting.

De upload wordt in een wachtrij geplaatst voor verwerking op de achtergrond. Transcriptie, sprekerverwerking, samenvatting en actieherkenning kunnen doorgaan nadat de browser is gesloten. De werkomgeving toont de status en biedt een gecontroleerde nieuwe poging wanneer een taak definitief mislukt.

Meetwise kan sprekers scheiden en ondersteunt sprekerherkenning en transcriptcorrectie. De kwaliteit hangt af van audio, door elkaar praten, akoestiek en taal. Controleer daarom altijd belangrijke namen, besluiten en acties.

Ja. Transcripten, samenvattingen en voorgestelde acties zijn door AI gemaakte ondersteuning en geen gegarandeerd woordelijk of juridisch gezaghebbend verslag. Controleer belangrijke informatie voordat je erop vertrouwt of deze doorstuurt.

Ja. Meetwise is opgezet rond gecontroleerde uitvoer. Samenvattingen, actiepunten, ontvangers en gekoppelde CRM-dossiers blijven afzonderlijk zichtbaar en controleerbaar, in plaats van dat één ondoorzichtig AI-resultaat direct wordt verstuurd.

Nieuwe opnames zijn standaard persoonlijk. De eigenaar kan ze expliciet delen met geselecteerde teams of het hele bedrijf wanneer die functie voor de werkomgeving is ingeschakeld. Dezelfde toegang geldt voor audio, transcript, samenvatting, acties en afhankelijke integratiegegevens.

Nee. Een organisatierol geeft niet automatisch toegang tot de persoonlijke opnames van iemand anders. Beheerrechten en toegang tot bedrijfsbrede inhoud worden gescheiden van privéopnames.

Het verwijderen van een teamlid of het archiveren van een team trekt de teamtoegang in. Meetwise controleert het actuele organisatielidmaatschap en de rol en vertrouwt niet alleen op een eerder gedeelde link.

Bevoegde gebruikers kunnen een daarvoor geschikte opname permanent verwijderen na een expliciete bevestiging met de exacte titel. Meetwise verwijdert eerst het afgeschermde audiobestand en daarna de afgeleide opnamegegevens. Beperkte metadata voor auditdoeleinden kan voor beveiliging en verantwoording blijven bestaan.

Het platform bevat processen voor Microsoft-diensten en verschillende CRM-leveranciers. De beschikbaarheid verschilt per koppeling en klant: sommige integraties zijn aantoonbaar werkend, andere bevinden zich nog in een besloten pilot of staan op de planning. Voor een pilot bevestigen we altijd de precieze ondersteunde functionaliteit.

Ja. Organisatiebeheerders kunnen automatische workflows instellen die na een meeting persoonlijke opvolgmails versturen, CRM-dossiers bijwerken en taken of agenda-afspraken aanmaken. Meetwise voert deze acties uit volgens de ingestelde organisatieregels; alleen ontbrekende of onduidelijke context en ingestelde uitzonderingen worden ter controle voorgelegd.

Dat hangt af van de koppeling en de gecontroleerde selectie. Een normale goedgekeurde export kan titel en datum, samenvatting, besluiten, geselecteerde actiepunten, namen van deelnemers en een Meetwise-link bevatten. Audio maakt geen deel uit van het standaardproces voor gecontroleerde CRM-notities.

Meetwise verwijdert opgeslagen verbindingsgegevens of trekt deze in waar de leverancier dat ondersteunt. Dossiers die al in het externe klantensysteem zijn aangemaakt, kunnen daar blijven staan. Beperkte overdrachts- en auditmetadata kunnen in Meetwise blijven voor beveiliging en het voorkomen van dubbele verzending.

Nee. Salesforce is momenteel een afgeschermde pilotkoppeling en is niet algemeen beschikbaar. Een pilot vereist een geschikte Salesforce-omgeving, de juiste rechten, verbindingsvalidatie en expliciete activering voor de organisatie.

Meetwise biedt twee routes die per organisatie worden ingesteld. De internationale route gebruikt de Amerikaanse leverancier OpenAI voor zowel de audiotranscriptie als het maken van samenvattingen, besluiten en actiepunten. Deze wordt soms de Amerikaanse route genoemd, maar is niet technisch beperkt tot verwerking in de Verenigde Staten. De Europese route gebruikt Mistral AI voor beide stappen. De Meetwise-applicatie en Europese opslaglaag blijven hetzelfde; de gekozen route bepaalt welke AI-leverancier de audio en transcripttekst ontvangt. De route wordt tijdens de onboarding ingesteld en niet automatisch gewijzigd.

Voor beide routes gebruikt Meetwise Supabase in Frankfurt voor authenticatie, database en beveiligde opslag; Sliplane in Duitsland voor de applicatie, backend en het aansturen van de verwerking; en de Europese omgeving van Infisical voor het beveiligd beheren van sleutels en geheimen. Infisical ontvangt geen meetinginhoud en Sliplane bewaart geen aparte archiefkopie van meetings. Optionele leveranciers voor Microsoft, Google of CRM-koppelingen zijn alleen betrokken wanneer een organisatie zo'n koppeling activeert en ontvangen uitsluitend de gegevens die voor die werkwijze nodig zijn.

Mistral AI is bij de Europese route de AI-subverwerker voor zowel transcriptie als samenvatting. In het actuele openbare register van Mistral staan 25 vermeldingen. Voor infrastructuur en modelverwerking worden Microsoft, Google, Mistral Compute, CoreWeave, Scaleway, Megaport/Latitude, OVHcloud, Backblaze en The Constant Company/Vultr genoemd. Voor beveiliging en platformondersteuning gaat het om Ory, Kong, Sentry, Cloudflare, CrowdStrike, Wiz en aan Mistral gelieerde ondernemingen. Overige of functiegebonden leveranciers zijn Lago, Stripe, Black Forest Labs, Brave, Foundry Labs/E2B, Resend, Twilio, Intercom en Gradual. Meetwise gebruikt Mistrals web search, beeldgeneratie en code-uitvoering niet voor de verwerking van meetings. Mistral publiceert niet welke exacte subset per verzoek of account wordt ingezet; Meetwise kan daarom geen kleinere accountspecifieke lijst toezeggen.

OpenAI is bij de internationale route de AI-subverwerker voor zowel transcriptie als samenvatting. In OpenAI's actuele openbare API-register staan als infrastructuurleveranciers onder meer Cloudflare, Microsoft, CoreWeave, Oracle Cloud, Google Cloud, Amazon Web Services en Cerebras. Daarnaast worden voor specifieke diensten Snowflake, TaskUs, Intercom, Salesforce, Accenture, Confluent, Cinder en Okta genoemd, plus OpenAI-ondernemingen in de Verenigde Staten, Ierland, het Verenigd Koninkrijk en Japan. Pylon geldt alleen wanneer premium support wordt gekozen en Fivetran alleen voor de Assistants API, die Meetwise niet voor deze meetingroute gebruikt. Niet iedere partij verwerkt ieder verzoek; OpenAI publiceert niet welke leverancier per afzonderlijk verzoek wordt ingezet.

De gekozen AI-leverancier ontvangt de audio zelf om daarvan een transcript te maken. Daarna wordt de transcripttekst via dezelfde route verwerkt tot een samenvatting, besluiten, titel en actiepunten. Supabase bewaart de audio en resultaten volgens de instellingen van de organisatie. Sliplane stuurt het proces aan maar maakt geen aparte archiefkopie. Infisical ontvangt alleen technische sleutels en geheimen.

Meetwise bewaart meetinggegevens in Frankfurt en draait de applicatieomgeving in Duitsland. Voor de Europese route geeft Mistral aan dat de standaarddienst in de EU wordt gehost. Meetwise kan momenteel niet contractueel garanderen dat Mistral-verwerking onder alle omstandigheden uitsluitend binnen de EER blijft; Mistral kan goedgekeurde doorgiftemechanismen gebruiken, zoals een adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen. De internationale route gebruikt OpenAI's wereldwijde API-route en is niet beperkt tot de EER: verwerking kan plaatsvinden in de Verenigde Staten en andere locaties uit OpenAI's register. Voor systeem-, gebruiks- en facturatiegegevens kunnen andere locatieregels gelden.

Bij de Europese route is Zero Data Retention voor de Meetwise-organisatie bij Mistral actief voor audiotranscriptie en samenvatting. Mistral bewaart de inhoudelijke API-invoer en -uitvoer niet nadat het resultaat is teruggestuurd; technische gebruiks- en facturatiegegevens kunnen hiervan zijn uitgezonderd en gebruik voor productverbetering staat uit. Voor de internationale route geeft OpenAI aan dat API-data niet voor modeltraining worden gebruikt, tenzij de klant daar uitdrukkelijk voor kiest. Volgens de actuele documentatie bewaart OpenAI bij audiotranscriptie geen inhoud, terwijl inhoud van chat completions standaard maximaal 30 dagen in beveiligingslogs kan staan. Gemarkeerde inhoud kan volgens OpenAI's beleid beperkt worden beoordeeld. Meetwise noemt de internationale route daarom niet Zero Data Retention, tenzij die instelling afzonderlijk is goedgekeurd en geactiveerd.

Meetwise gebruikt HTTPS/TLS wanneer audio en tekst worden verstuurd. Meetinggegevens worden versleuteld opgeslagen in de afgeschermde Supabase-omgeving, met rolgebaseerde toegang en beveiligingsregels op databaseniveau. Leveranciers en hun subverwerkers mogen gegevens alleen verwerken voor zover dat nodig is om de afgesproken dienst te leveren, te beveiligen of te ondersteunen en volgens hun geldende voorwaarden. Supportpartijen ontvangen alleen meetinginhoud wanneer die bewust voor een supportvraag wordt gedeeld. Infisical ontvangt geen meetinginhoud.

Niet als standaard productieoplossing. Sommige modellen kunnen via aparte leveranciersovereenkomsten op klantinfrastructuur worden gebruikt, maar een volledig lokale Meetwise-variant vraagt om een afzonderlijke implementatie. Daarvoor zijn geschikte licentieerbare modellen, dedicated GPU-capaciteit, beveiligde opslag, monitoring, redundantie, back-ups en operationele ondersteuning nodig. Kosten, verantwoordelijkheden, snelheid en kwaliteit kunnen pas worden beoordeeld nadat de gewenste capaciteit en modellen zijn bepaald en getest.

Meetwise schakelt een organisatie bij een storing, piekbelasting of onderhoud niet stilzwijgend over van de Europese naar de internationale route of andersom. De verwerking wordt als mislukt of opnieuw uitvoerbaar geregistreerd. Als alleen de samenvatting mislukt, blijft een al afgerond transcript beschikbaar. Een wijziging van route of leverancier is een bewuste configuratiekeuze waarvoor voorafgaande beoordeling en communicatie kunnen worden afgesproken.

De persoon of organisatie die een opname start is verantwoordelijk voor een passende juridische grondslag en voor het informeren van deelnemers wanneer dat nodig is. Meetwise levert opnametechnologie; het gebruik daarvan maakt een opname niet automatisch rechtmatig.

Nee. Volgens het gepubliceerde privacybeleid verkoopt Meetwise geen persoonsgegevens en wordt meetinginhoud niet gebruikt voor advertenties.

Ga niet uit van certificering. Certificering en bepaalde claims over naleving moeten nog verder worden onderbouwd en juridisch of met klanten worden beoordeeld. Vraag Meetwise om het actuele beveiligingsbewijs in plaats van te vertrouwen op een niet-onderbouwd keurmerk.

Meetwise hanteert per organisatie bewaarschema's per gegevenstype. Ruwe cloudaudio heeft een vaste termijn, standaard 90 dagen. Voor transcripten en volledige meetingresultaten kan ieder een vaste termijn of de contractduur plus 30 dagen gelden; de termijn van het meetingresultaat omvat ook acties en uit de opname afgeleide organisatiekennis. Beperkte auditmetadata, gebruiksmetadata van leveranciers en back-ups volgen hun eigen gedocumenteerde schema. De met de klant vastgelegde termijnen bepalen de inrichting van de werkomgeving.

Dien het verzoek in via meetwise.pro/nl/contact. Meetwise kan je identiteit moeten verifiëren en het verzoek afstemmen met de organisatie die de betreffende werkomgeving beheert.

Gebruikers van een klantomgeving loggen in met het Microsoft-account dat voor hun organisatie is geregistreerd. Is de toegang niet actief, laat de beheerder van de werkomgeving dan het exacte e-mailadres, lidmaatschap en de toegewezen rol controleren.

Beheerders van de werkomgeving beheren ondersteunde koppelingen en organisatiebrede instellingen. Afhankelijk van de ingestelde werkwijze moeten individuele gebruikers nog steeds meetingresultaten en verzendkeuzes controleren.

Het Web Bluetooth-proces van de website vereist Chrome of Edge op een desktopcomputer, of Android via HTTPS of localhost. Safari en Firefox ondersteunen dit proces niet. iPhone-gebruikers gebruiken daarom de ondersteunde mobiele werkwijze.

Bewaar de oorspronkelijke lokale opname totdat het uploaden en verwerken zijn voltooid. Herstel de verbinding en probeer het opnieuw. Blijft de fout bestaan, neem dan contact op met de ondersteuning en vermeld de naam van de werkomgeving, de appversie, het apparaat en het geschatte tijdstip. Stuur nooit wachtwoorden, tokens of onnodige meetinginhoud.

Plan voor productvragen een gesprek via de website. Mail naar support@meetwise.pro voor productondersteuning. Dien privacy- of verwijderverzoeken in via meetwise.pro/nl/contact.