Privacybeleid van Meetwise

We verwerken alleen informatie die nodig is om een uitgenodigde workspace en de vergaderprocessen te leveren.

• Accountgegevens zoals naam, e-mailadres, workspace, rol en Microsoft-inlogidentificatoren.
• Vergadergegevens zoals audio, titels, datums, deelnemers, transcripten, samenvattingen, vragen, annotaties en actiepunten.
• Opvolg- en integratiegegevens, waaronder geselecteerde ontvangers, verzendhistorie en verwijzingen naar gekoppelde Microsoft- of CRM-records.
• Operationele beveiligingsgegevens zoals apparaat-ID's, push-tokens, verwerkingsstatus en auditgebeurtenissen.

We gebruiken deze gegevens om uitgenodigde leden te authenticeren, op hun verzoek vergaderingen op te nemen of te uploaden, gecontroleerde output te maken, expliciet goedgekeurde opvolging te synchroniseren en de dienst te beveiligen. We gebruiken vergaderinhoud niet voor advertenties en verkopen geen persoonsgegevens.

De persoon of organisatie die een opname start is verantwoordelijk voor een passende grondslag en voor het informeren van deelnemers wanneer dat nodig is. Het gebruik van Meetwise maakt een opname niet automatisch rechtmatig.

Meetwise gebruikt geselecteerde infrastructuur- en verwerkingsleveranciers. Dit zijn momenteel onder meer Supabase voor authenticatie, database en private opslag; de ingestelde AI-provider voor transcriptie of samenvatting; Expo en Apple voor mobiele distributie; en Microsoft of een CRM-provider wanneer een workspace die integratie bewust koppelt en gebruikt.

De precieze provider en verwerkingslocatie kunnen afhangen van de workspace-instelling. Meetwise claimt niet dat elke optionele integratie alle data binnen de Europese Unie houdt.

Workspacegegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor de pilot, de afgesproken dienst of toepasselijke verplichtingen. Organisatie-instellingen kunnen ruwe audio eerder verwijderen. Owners en admins kunnen een opname permanent verwijderen; eerst wordt het audiobestand verwijderd, daarna de afgeleide opnamegegevens. Een beperkte metadata-only auditgebeurtenis kan voor beveiliging en verantwoording blijven bestaan.

Lokale mobiele opnamedrafts blijven op het apparaat totdat ze zijn geüpload, verwijderd of via de opschoonflow van de app zijn weggehaald. Back-ups en providerlogs kunnen een eigen begrensde aflooptermijn hebben.

De app werkt alleen op uitnodiging. Actueel organisatielidmaatschap, rollen, private objectopslag en row-level security beperken toegang tot workspacedata. Geen beveiligingsmaatregel sluit ieder risico uit; Meetwise werkt dit beleid bij wanneer de pilotarchitectuur verandert.

Afhankelijk van het toepasselijke recht kunt u vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of uitleg over verwerking die op u betrekking heeft. U kunt ook bezwaar maken of toestemming intrekken wanneer toestemming de grondslag is. Neem contact op via thaddeus@meetwise.pro; we kunnen uw identiteit moeten verifiëren en afstemmen met de workspaceorganisatie.

Mail thaddeus@meetwise.pro voor privacyvragen, verwijderverzoeken of zorgen. U kunt ook contact opnemen met de bevoegde privacytoezichthouder wanneer u vindt dat uw verzoek niet passend is behandeld.