Privacy bij Meetwise

Privacyvragen en verzoeken kunt u mailen naar support@meetwise.pro of indienen via de Meetwise-contactpagina op meetwise.pro/nl/contact.

Voor meetinginhoud bepaalt de organisatie die Meetwise gebruikt normaal waarom gegevens worden verwerkt en wie toegang krijgt. Die organisatie is verwerkingsverantwoordelijke en Meetwise treedt op als verwerker. Meetwise is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de website, accountadministratie, beveiliging, ondersteuning en wettelijke administratie.

Welke gegevens we verwerken hangt af van hoe u en uw organisatie Meetwise gebruiken. Het kan gaan om:

We ontvangen gegevens wanneer u of uw organisatie een account aanmaakt, een meeting opneemt of uploadt, een dienst koppelt, een werkproces instelt, contact opneemt met support of Meetwise op een andere manier gebruikt. Gekoppelde Microsoft- en CRM-diensten leveren alleen informatie waarvoor binnen de gekozen koppeling en workflow toestemming is gegeven.

De mobiele en desktopapps sturen daarnaast beperkte installatie-, notificatie-, verwerkings- en herstelinformatie die nodig is om uploads betrouwbaar te laten verlopen, private statusmeldingen te leveren, verwijderverzoeken uit te voeren en de dienst te beveiligen. Meetwise Desktop kan pas na inschakeling door de gebruiker toegang krijgen tot microfoon, systeemaudio, nabije Outlook-context en een gekoppelde recorder; opnemen start nooit automatisch.

We verwerken gegevens om de Meetwise-werkomgeving te leveren en beveiligen, meetings op verzoek van een gebruiker vast te leggen of te importeren, transcripten en meetingintelligentie te maken, ingestelde opvolging uit te voeren en ondersteuning te bieden. Ook gebruiken we beperkte technische gegevens om misbruik te voorkomen, fouten te onderzoeken en de werking van de dienst te kunnen verantwoorden.

Waar Meetwise zelf verwerkingsverantwoordelijke is, baseren we de verwerking afhankelijk van het doel op de uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigde belangen bij het leveren en beveiligen van de dienst, een wettelijke verplichting of toestemming. De klantorganisatie is verantwoordelijk voor het kiezen en vastleggen van de grondslag voor haar meetingverwerking.

Meetwise gebruikt AI om gesprekken te transcriberen, samenvattingen te structureren, besluiten en actiepunten te herkennen en vragen te beantwoorden met toegestane meetingcontext. AI-uitvoer kan onvolledig of onjuist zijn en moet worden gecontroleerd wanneer nauwkeurigheid belangrijk is.

Een organisatie kan opvolging naar gekoppelde e-mail-, agenda-, taak- en CRM-systemen instellen. Gegevens gaan alleen naar systemen die de organisatie heeft gekoppeld en volgens haar ingestelde werkproces en bevoegdheden. Meetinginhoud wordt niet verkocht, niet voor advertenties gebruikt en niet gebruikt om algemene AI-modellen te trainen.

De persoon of organisatie die een opname start moet een passende grondslag hebben en deelnemers informeren wanneer dat nodig is. Meetwise biedt middelen voor opname en verwerking, maar maakt een opname op zichzelf niet rechtmatig. Heeft u deelgenomen aan een opgenomen meeting, dan kunt u voor inzage of verwijdering eerst contact opnemen met de organisator of diens organisatie.

Meetwise gebruikt geselecteerde leveranciers voor hosting, authenticatie, opslag, AI-verwerking, e-mail en appdistributie. Zij mogen alleen gegevens verwerken die nodig zijn voor hun dienstverlening, onder contractuele afspraken en beveiligingseisen. We verlangen dat zij persoonsgegevens beschermen in overeenstemming met dit beleid en het toepasselijke recht. De gehoste kernomgeving en door Meetwise beheerde meetingopslag draaien in Duitsland.

De precieze verwerkingslocatie kan afhangen van de gekozen AI-route en optionele integraties. Wanneer een organisatie gegevens naar Microsoft, een CRM of een andere gekoppelde dienst stuurt, gelden daar ook de eigen tenant-, toegangs- en bewaartermijnen van die leverancier. Meetwise stelt daarom niet dat iedere optionele integratie alle gegevens binnen de Europese Unie houdt. Bij een noodzakelijke doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebruiken we passende waarborgen.

Meetinggegevens zijn alleen beschikbaar voor bevoegde leden van de betreffende organisatie, volgens hun rol en de deelinstellingen van de meeting. Verder delen we persoonsgegevens alleen met leveranciers die nodig zijn om Meetwise te laten werken, met gekoppelde systemen die de klant kiest of wanneer de wet dit vereist of bescherming van rechten en veiligheid dit noodzakelijk maakt.

Meetwise-ondersteuning heeft niet standaard toegang tot meetinginhoud van klanten. Uitzonderlijke ondersteuningstoegang vereist een geautoriseerde, tijdelijke toestemming van de organisatie en wordt in de auditregistratie vastgelegd.

Meetwise gebruikt organisatiescheiding, rolgebaseerde toegang, afgeschermde opslag, versleuteling tijdens transport en opslag, auditregistraties en beperkte beheerderstoegang. Geen enkel systeem kan ieder risico uitsluiten. Een vermoeden van onbevoegde toegang of openbaarmaking kunt u direct melden via de Meetwise-contactpagina.

Door Meetwise beheerde ruwe audio wordt momenteel na 90 dagen verwijderd. Transcripten, samenvattingen, acties en toegestane organisatiecontext worden gedurende de klantrelatie bewaard en verdwijnen binnen 30 dagen na het einde uit actieve systemen, tenzij een andere vastgelegde bewaarplicht geldt. Lokale mobiele audio verdwijnt na een geverifieerde upload, een verwijdermelding van de server of uiterlijk na 90 dagen. Meetwise Desktop bewaart onafgemaakte audio lokaal in versleutelde fragmenten en verwijdert die na geverifieerde voltooiing, uitloggen of een toepasselijke verwijdermelding van de server; een herstelbare opname wordt niet stil verwijderd om schijfruimte vrij te maken.

Eigenaren en beheerders van een organisatie kunnen een opname permanent verwijderen. Eerst wordt de afgeschermde audio verwijderd en daarna het transcript, de samenvatting en actiepunten; alleen een auditgebeurtenis zonder meetinginhoud blijft staan. Gegevens die al naar een gekoppeld systeem zijn gestuurd, moeten ook daar worden beheerd. Back-ups en beperkte beveiligings-, contractuele of wettelijke registraties verlopen volgens hun vastgelegde schema en kunnen langer blijven bestaan wanneer de wet dit vereist.

Afhankelijk van het toepasselijke recht kunt u vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, bezwaar maken tegen verwerking of toestemming intrekken wanneer toestemming de grondslag is. We kunnen uw identiteit controleren en een verzoek over klantmeetings doorsturen naar of afstemmen met de organisatie die voor die meeting verantwoordelijk is.

Dien uw verzoek in via meetwise.pro/nl/contact of mail support@meetwise.pro met als onderwerp “Privacyverzoek”. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder.

We passen dit beleid aan wanneer de dienst, leveranciers of wettelijke eisen wezenlijk veranderen. Belangrijke wijzigingen communiceren we via de dienst of rechtstreeks aan betrokken klantorganisaties.

We gebruiken functionele cookies om de taalkeuze te onthouden en veilig inloggen te ondersteunen. De taalvoorkeur blijft maximaal één jaar bewaard. Deze cookies worden niet voor reclame gebruikt. Voorkeuren in de werkomgeving kunnen daarnaast lokale browseropslag gebruiken.

Om de publieke website te verbeteren tellen we paginabezoeken en klikken op demo-, pilot- en prijslinks. Wanneer deze meting is ingeschakeld bewaren we alleen dagtotalen per bekende publieke pagina, klikcategorie en algemene herkomst zoals Google, LinkedIn of e-mail. We gebruiken hiervoor geen analytische cookies, blijvende bezoekers-ID's, fingerprinting of tracking over websites heen. IP-adressen, volledige verwijzende URL's, zoektermen, formulierinhoud en account- of meetinggegevens worden niet in deze statistieken opgeslagen. We delen deze totalen niet met een reclame- of analyticsaanbieder.

De browser brengt herkomstinformatie terug tot een vaste categorie voordat die wordt verstuurd. De herkomst blijft alleen tijdens het navigeren op de publieke site in het werkgeheugen, niet tussen sessies. We respecteren Do Not Track en Global Privacy Control. Dagtotalen worden na 90 dagen via een dagelijkse opruimtaak verwijderd. Een klik op een demolink is geen geboekte demo; als u doorgaat naar een externe boekingsdienst geldt daar het eigen privacybeleid. Hosting- en beveiligingslogs staan los van deze statistieken en vallen onder de bepalingen over beveiliging en bewaring hierboven.