Gebruiksvoorwaarden van Meetwise

Deze voorwaarden gelden wanneer een organisatie of haar bevoegde gebruikers websites, applicaties, apparaten, integraties, API's of AI-assistentkoppelingen van Meetwise gebruiken. De organisatie die een order, pilot of accountuitnodiging accepteert is de klant en is verantwoordelijk voor haar bevoegde gebruikers.

Als een ondertekende order, pilotovereenkomst, verwerkersovereenkomst of andere schriftelijke afspraak strijdig is met deze voorwaarden, gaat die schriftelijke afspraak voor het betreffende onderwerp voor. Consumentengebruik wordt alleen aangeboden als Meetwise dit schriftelijk bevestigt.

Klanten verstrekken juiste accountinformatie, houden inloggegevens vertrouwelijk, wijzen passende beheerders aan en beëindigen toegang die niet langer nodig is. Gebruikers mogen alleen de werkomgeving en meetinginformatie benaderen die voor hun eigen account beschikbaar is.

De klant is verantwoordelijk voor interne autorisatie, opname-informatie, toestemming van deelnemers waar nodig, de inrichting van de werkomgeving, gekoppelde systemen en instructies aan Meetwise.

Meetwise kan meetings vastleggen of importeren, transcripten en gestructureerde meetinguitvoer maken en goedgekeurde informatie koppelen aan door de klant gekozen systemen. Beschikbare functies, apparaten, integraties en verwerkingsroutes kunnen afhangen van het pakket, de inrichting en technische beschikbaarheid.

Preview-, bèta-, pilot- en evaluatiefuncties kunnen wijzigen, beperkt worden of verdwijnen. Meetwise vermindert betaalde kernfunctionaliteit tijdens een afgesproken abonnementsduur niet wezenlijk zonder redelijke vervanging of oplossing.

Door AI gemaakte transcripten, samenvattingen, sprekerlabels, suggesties, besluiten en actiepunten kunnen onvolledig of onjuist zijn. Het zijn concepten voor controle, geen juridisch, medisch, financieel, arbeidsrechtelijk of ander professioneel advies.

Klanten blijven verantwoordelijk voor controle voordat zij uitvoer gebruiken, naar een ander systeem sturen of toepassen bij een wezenlijk besluit, gereguleerd dossier of externe communicatie.

Gebruikers mogen Meetwise niet onrechtmatig gebruiken, mensen zonder passende grondslag opnemen, rechten van derden schenden, toegangsbeveiliging omzeilen, de dienst verstoren, schadelijke code invoeren, toegang zonder schriftelijke toestemming doorverkopen of de dienst gebruiken voor schadelijk of misleidend materiaal.

Meetwise mag toegang beperken of schorsen als dit redelijkerwijs nodig is om gebruikers, gegevens, de dienst of derden te beschermen, vermoed misbruik te onderzoeken of aan de wet te voldoen. Waar praktisch informeert Meetwise de klant en werkt het aan spoedig herstel.

De klant houdt zijn rechten op audio, transcripten, samenvattingen, acties, correcties, deelnemersinformatie en andere inhoud die aan de werkomgeving wordt toegevoegd of daarvoor wordt gemaakt. De klant geeft Meetwise uitsluitend de beperkte rechten die nodig zijn om die gegevens volgens de overeenkomst en ingestelde processen te hosten, verwerken, beveiligen, verzenden en ondersteunen.

Meetwise verkoopt meetinginhoud niet, gebruikt die niet voor reclame en gebruikt die niet voor het trainen van algemene AI-modellen. Het privacybeleid beschrijft rollen, leveranciers, bewaring, verwijdering, internationale doorgifte en rechten. Waar nodig geldt een verwerkersovereenkomst.

Klanten kunnen diensten zoals Microsoft 365, CRM-systemen of AI-assistenten koppelen. Een koppeling werkt alleen met de rechten die de betreffende gebruiker of beheerder verleent. Voor beschikbaarheid, beveiliging en bewaring door een derde gelden ook diens voorwaarden zodra gegevens daarheen worden gestuurd.

De Meetwise MCP-koppeling is alleen-lezen: zij kan werkomgeving- en meetinginformatie teruggeven die voor de ingelogde gebruiker beschikbaar is, maar kan Meetwise-gegevens niet wijzigen of verwijderen. Gebruikers kunnen de koppeling in het betreffende AI-product verbreken en moeten onverwachte toegang direct melden.

Vergoedingen, gebruikslimieten, belastingen, factuurintervallen en verlenging staan in de toepasselijke order of offerte. Tenzij daarin anders staat, zijn bedragen exclusief belastingen en niet terugbetaalbaar nadat de betreffende abonnementsperiode of dienst is gestart.

Meetwise mag betaalde toegang na redelijke waarschuwing schorsen als onbetwiste bedragen open blijven staan.

Meetwise en haar licentiegevers houden alle rechten op de dienst, software, modellen, documentatie, merken en verbeteringen. Onder voorbehoud van betaling en deze voorwaarden krijgt de klant tijdens de afgesproken duur een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht voor bevoegde gebruikers.

Feedback mag worden gebruikt om Meetwise te verbeteren zonder de klant te identificeren of vertrouwelijke informatie openbaar te maken. Er gaan geen rechten over behalve wanneer dit uitdrukkelijk is bepaald.

Iedere partij beschermt vertrouwelijke informatie van de andere partij met redelijke zorg en gebruikt die alleen voor de overeenkomst. Dit geldt niet voor informatie die zonder schending openbaar is, onafhankelijk is ontwikkeld, rechtmatig van een ander komt of wettelijk moet worden gedeeld.

Meetwise onderhoudt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder tenantscheiding, rolgebaseerde toegang, afgeschermde opslag, versleuteling en auditcontroles. Geen online dienst kan absolute beveiliging garanderen. Beveiligingszorgen kunnen bij onderstaande support worden gemeld.

Meetwise levert de dienst met redelijke zorg en vakbekwaamheid en behandelt bevestigde gebreken volgens de toepasselijke supportafspraak. Gepland onderhoud, storingen bij derden, klantsystemen en gebeurtenissen buiten redelijke invloed kunnen de beschikbaarheid beïnvloeden.

Behalve uitdrukkelijke toezeggingen in een toepasselijke schriftelijke afspraak wordt de dienst geleverd zonder stilzwijgende garantie op ononderbroken werking, foutloze AI-uitvoer of geschiktheid voor een specifiek professioneel of gereguleerd doel.

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, winstderving, reputatieschade of gemiste besparingen, behalve voor zover zo'n beperking wettelijk niet is toegestaan.

Tenzij schriftelijk een andere grens is afgesproken, is de totale aansprakelijkheid per partij beperkt tot de voor de dienst betaalde of verschuldigde bedragen in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis waarop de claim berust. Deze grens geldt niet bij opzet, bewuste roekeloosheid, schending van vertrouwelijkheid, inbreuk door een partij, onbetaalde bedragen of aansprakelijkheid die wettelijk niet mag worden beperkt.

Een order of pilot loopt gedurende de vermelde termijn. Iedere partij mag beëindigen bij een wezenlijke tekortkoming die niet binnen een redelijke schriftelijke hersteltermijn wordt opgelost, of direct wanneer voortzetting onrechtmatig is of een ernstig beveiligingsrisico oplevert.

Na beëindiging eindigt de toegang en worden klantgegevens teruggegeven of verwijderd volgens de schriftelijke afspraak, ingestelde bewaartermijnen en toepasselijke wet. Beperkte beveiligings-, factuur-, contract- en auditgegevens kunnen blijven staan waar dat nodig is.

Meetwise mag deze voorwaarden aanpassen aan veranderingen in de dienst, wet of beveiliging. Wezenlijke wijzigingen voor een lopende betaalde overeenkomst worden waar redelijk vooraf meegedeeld en nemen geen reeds opgebouwde rechten met terugwerkende kracht weg.

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die niet in goed overleg worden opgelost worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij dwingend recht een andere rechter voorschrijft. Vragen kunt u mailen naar support@meetwise.pro. Laatst bijgewerkt: 8 oktober 2026.